Gérer les comptes du portail

Quels rôles existent ?#

• Dirigeant : ouvre toutes les applications du portail et la gestion.
• Consultant : n'ouvre que les applications de son groupe, plus ou moins ses exceptions.
• Aucun (départ) : le compte existe mais n'a pas de rôle ; c'est l'état d'une personne à sa première connexion, ou après son départ.

Le rôle se change dans la fiche de la personne : cliquez sur son nom. Philippe et Jorian sont toujours dirigeants : leur fiche affiche « Dirigeant · permanent », sans choix possible.

Dans la fiche, le profil d'usage (« Occasionnel », « Régulier », « Référent ») ne donne aucun droit : il règle le ton de l'agent d'aide pour cette personne.

Comment lire les groupes ?#

La colonne de gauche liste les groupes : « Dirigeants », un groupe par profil, puis « Sans profil ». Chacun indique son nombre de personnes, son nombre d'applications, et des points de couleur quand une de ses personnes mérite un regard. Un clic sur un groupe l'affiche à droite, sans recharger la page.

Qu'est-ce qu'un profil ?#

Un profil est un ensemble nommé d'applications, par exemple « Consultant finance » ou « Commercial » ; il forme un groupe. Changer les applications d'un groupe change l'accès de toutes les personnes qui y sont.

Dans « Ce groupe ouvre », cliquez sur l'interrupteur d'une application pour l'ajouter ou la retirer. Un aperçu dit d'abord ce qui change et pour combien de personnes ; rien n'est écrit avant « Confirmer ». « + Nouveau profil », en bas de la colonne des groupes, en crée un : son nom, puis « Créer ».

Comment déplacer des personnes vers un autre groupe ?#

Dans « Ce groupe contient », cochez les personnes, puis, dans la barre qui apparaît, choisissez le groupe de destination et cliquez sur « Déplacer ». Il n'y a pas de bouton sur chaque ligne : un seul bouton pour toutes les personnes cochées.

Comment ouvrir ou fermer une application à quelqu'un ?#

Cliquez sur son nom : sa fiche s'ouvre sur le côté. Changez son groupe, ou, pour elle seule, basculez l'interrupteur d'une application, puis « Enregistrer ». « Enregistré. » s'affiche dans la fiche, sans recharger la page.

Qu'est-ce qu'un écart ?#

Un écart est une exception faite pour une seule personne : une application ouverte hors de son groupe (« + »), ou une application du groupe fermée pour elle (« − »). Les écarts sont affichés en rouge dans « Ce groupe contient », et la ligne porte un trait rouge. Ils se posent et s'ôtent dans la fiche, par les interrupteurs.

Comment changer l'ordre des applications ?#

En bas de la colonne des groupes, dépliez « Configuration » : les flèches ▲ et ▼ montent ou descendent une application d'un rang. Cet ordre est le même dans « Ce groupe ouvre », dans les fiches et sur la page du portail.

Que veulent dire les mentions sous un nom ?#

• « préinscrit, jamais connecté » : le rôle a été donné d'avance ; il sera trouvé à la première connexion Microsoft avec cette adresse.
• « jamais connecté » : la personne ne s'est encore jamais connectée.
• une date en orange, avec le nombre de jours : pas de connexion depuis plus de 60 jours.
• « aucun rôle » : le compte n'a pas de rôle (départ, ou première connexion).
• « Microsoft annonce : … », dans la fiche : Microsoft a donné une autre adresse à la dernière connexion ; elle n'est pas recopiée.

Pourquoi un changement est-il refusé ?#

Trois gardes protègent l'accès au portail : on ne retire pas ses propres droits, on ne touche pas au rôle de Philippe et de Jorian, et le portail garde toujours au moins un dirigeant déjà connecté. Le motif s'affiche dans la fiche.

Comment supprimer un compte ?#

Ouvrez la fiche de la personne, cliquez sur « Supprimer le compte » et confirmez. Pour une personne qui a quitté l'entreprise, préférez le rôle « Aucun (départ) » : son historique reste lisible. La suppression convient aux comptes d'essai et aux erreurs.

Ce qu'on peut rencontrer sans l'avoir fait#

À qui s'adresser